Registro sin fricciones para un evento en sitio

En el caso particular de los eventos, lo primero que tendrás que hacer es registrarte o acreditarte en el área de registro. Esto puede ser positivo o completamente negativo para la experiencia de tus asistentes.

Cuando se vuelve una experiencia negativa:

• Fila en el área de registro

• Cuando te pre-registrarte y aún así te piden más información

• Cuando no encuentran tu registro

• Cuando te preguntan hasta el nombre completo de tu bisabuela materna

• Cuando tardas más de 10 minutos registrándote

• Cuando tienes que ir a más de un punto para completar tu registro

Por otro lado tenemos la experiencia positiva:

• Que al hacer tu pre-registro se recabe la información realmente relevante

• Que la atención se amable y cálida

• Personalización. Que te reciban con un ¡Bienvenido <aquí tu nombre>!

• No más de 5 minutos en el área de registro

• Que tus asistentes no pierdan la sonrisa

Como organizador buscas que la experiencia del asistente sea la mejor de inicio a fin del evento, mi sugerencia es siempre buscar la opción más sencilla y con menos fricciones para este punto tan importante, es la primera impresión que van a tener de tu evento y por lo tanto de ti.

Eventos en tiempo de Covid-19

Estamos pasando por una situación difícil y compleja en donde la industria de eventos se ve afectada al igual que muchas otras. Esto nos empuja a replantear la forma en que los eventos se realizan para seguir llevándolos a cabo durante la cuarentena y después de esta. Vemos ya varios eventos virtuales que se han realizado y otros muchos que se empiezan a programar pero ¿Cuál es el reto de ejecutar eventos virtuales?

La planeación

Como dato anecdótico, me he perdido de varios eventos por no enterarme a tiempo, por ejemplo, el día de hoy revisé el programa de un evento del Día de la Tierra en el cual me hubiera encantado participar, y aunque de algunos eventos puedes ver la grabación, la interacción y la emoción se pierde un poco. No quieres ver la final de un partido del deporte que prefieras en repetición ¿o sí?. Parte de la planeación es la difusión oportuna del evento, el envío de invitaciones, habilitar un registro, generar expectativa y confirmar asistencia, todo esto es importante que se siga tomando en cuenta aunque el evento sea virtual.

Contenido

Hay tres aspectos principales para considerar cuando se trata del contenido, la audiencia, el mensaje y el medio. ¿A quién me estoy dirigiendo y qué es lo que quiero transmitir? Puede llegar a ser complicado transmitir un mensaje a una audiencia que no podemos ver y puede ser fácil llegar a desviar la atención del mensaje que se nos está compartiendo. La elección del medio en el cuál se realiza la comunicación del contenido influye directamente en el engagement que puedas llegar a tener con tu audiencia, evaluar todas las opciones disponibles y los mecanismos con los que cuentan para interactuar tendrá un efecto en la satisfacción del asistente.

YouTube publicó un manual de Soluciones Digitales para eventos donde se explica detalladamente todos los pasos que se requieren desde crear el canal, colocar el branding, conceptos básicos de streaming, estrategia de contenidos para eventos, participación de la comunidad, generar expectativa y más. Así como YouTube, cada plataforma tendrá un número de pasos a realizar y qué sumaran a la calidad del evento, el resultado deseado son eventos profesionales en donde la audiencia se enganche con el mensaje y el objetivo sea conseguido, ya sea informar, capacitar, debatir, etc…

Interacción

El reto consiste en cómo pasar la barrera de ver una imagen en la pantalla a involucrarse en una experiencia a través de una pantalla, ¿cómo generamos una conversación que inclusive pueda seguir después del evento?. Podemos dividir el reto en cómo el o los ponentes interactuan con la audiencia y en cómo la audiencia interactua entre sí. En los eventos presenciales habilitamos espacios de preguntas y respuestas, live polling, talleres, mesas redondas, sesiones one on one, desayunos de networking, reuniones rompehielos, por lo que debemos de buscar la forma de crear esos mismos espacios en los eventos virtuales.

Es momento de explotar todas las herramientas digitales disponibles para generar una conversación mas que una exposición de un tema.

Creatividad

Definitivamente no estamos en nuestra zona de confort y hay un reto muy grande en cómo mantener la industria de eventos en pie. Varias empresas de catering, take aways, producción están armando kits que pueden ser entregados a domicilio y que acompañen la experiencia del evento. Para ilustrar un poco esta parte la empresa Iguana 4 Studio ha lanzado una línea de modelos armables para incentivar la creatividad, Eventos Sustentables tiene unos kits de regalos sustentables con causa para el 10 de mayo, o la de idea de recibir cocteles a domicilio por Drinks & Art. He estado observando como la industria de eventos se transforma en esta situación difícil, es tiempo de apoyarnos entre todos y de ser empáticos con el otro. Pasamos mucho tiempo frente a medios digitales saquemos lo mejor de esto.

Comienza a crear el Attendee Journey para tus eventos y mejora la experiencia para tus asistentes

Tomando en consideración que la primera impresión es lo que cuenta, cuando se trata de nuestro evento debemos de trazar la experiencia que tendrán nuestros asistentes desde la etapa de descubrimiento hasta la etapa post-evento. Una de las herramientas que nos permiten diagramar o mapear esta experiencia es un Customer Journey (Recorrido del cliente), este es un modelo que nos permite monitorear el comportamiento, sentimientos y necesidades de nuestro público objetivo.

Los modelos más comunes que podrás encontrar en internet se enfocan en la adquisición de productos o servicios, pero cuando se trata de un evento lo puedes clasificar de la siguiente manera:

Descubrimiento: Durante esta etapa tu asistente se entera de tu evento o recibe la invitación.

Consideración: Este punto es esencial ya que el asistente decidirá si acudirá o no al evento.

Llegada al evento: Este será la primera impresión que tu asistente se llevará de tu evento, usualmente este punto está ligado a la acreditación o registro en sitio.

Durante el evento: Esta etapa dependerá de la agenda de tu evento, mapear las actividades te permitirá entender las necesidades de tus asistentes y organizar tu agenda a manera de que se mantenga el ambiente que requieras.

Después del evento: Además de los take aways que puedas incluir en tu evento, podrás considerar los puntos de contacto que tendrás aún finalizado el evento.

No me olvides: En esta etapa podrás identificar cómo mantenerte en la mente de tus asistentes hasta tu próximo evento.

Realizar este ejercicio puede que te tome más de un par de horas pero será un ejercicio que te permitirá entender a tu audiencia y buscar que tus asistentes se mantengan viviendo una experiencia positiva durante todo su journey, no importa si tu evento es un congreso, convención, reunión anual, exposición o viaje incentivo siempre podrás trazar un Customer Journey o en este caso Attendee Journey (Recorrido del asistente).

Recuerda que el Attendee Journey será único de tu evento y el objetivo de generarlo será determinar los touch points que lleven a tu asistente a un sentimiento positivo y por lo tanto tu evento al éxito.