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Estamos pasando por una situación difícil y compleja en donde la industria de eventos se ve afectada al igual que muchas otras. Esto nos empuja a replantear la forma en que los eventos se realizan para seguir llevándolos a cabo durante la cuarentena y después de esta. Vemos ya varios eventos virtuales que se han realizado y otros muchos que se empiezan a programar pero ¿Cuál es el reto de ejecutar eventos virtuales?
La planeación
Como dato anecdótico, me he perdido de varios eventos por no enterarme a tiempo, por ejemplo, el día de hoy revisé el programa de un evento del Día de la Tierra en el cual me hubiera encantado participar, y aunque de algunos eventos puedes ver la grabación, la interacción y la emoción se pierde un poco. No quieres ver la final de un partido del deporte que prefieras en repetición ¿o sí?. Parte de la planeación es la difusión oportuna del evento, el envío de invitaciones, habilitar un registro, generar expectativa y confirmar asistencia, todo esto es importante que se siga tomando en cuenta aunque el evento sea virtual.
Contenido
Hay tres aspectos principales para considerar cuando se trata del contenido, la audiencia, el mensaje y el medio. ¿A quién me estoy dirigiendo y qué es lo que quiero transmitir? Puede llegar a ser complicado transmitir un mensaje a una audiencia que no podemos ver y puede ser fácil llegar a desviar la atención del mensaje que se nos está compartiendo. La elección del medio en el cuál se realiza la comunicación del contenido influye directamente en el engagement que puedas llegar a tener con tu audiencia, evaluar todas las opciones disponibles y los mecanismos con los que cuentan para interactuar tendrá un efecto en la satisfacción del asistente.
YouTube publicó un manual de Soluciones Digitales para eventos donde se explica detalladamente todos los pasos que se requieren desde crear el canal, colocar el branding, conceptos básicos de streaming, estrategia de contenidos para eventos, participación de la comunidad, generar expectativa y más. Así como YouTube, cada plataforma tendrá un número de pasos a realizar y qué sumaran a la calidad del evento, el resultado deseado son eventos profesionales en donde la audiencia se enganche con el mensaje y el objetivo sea conseguido, ya sea informar, capacitar, debatir, etc…
Interacción
El reto consiste en cómo pasar la barrera de ver una imagen en la pantalla a involucrarse en una experiencia a través de una pantalla, ¿cómo generamos una conversación que inclusive pueda seguir después del evento?. Podemos dividir el reto en cómo el o los ponentes interactuan con la audiencia y en cómo la audiencia interactua entre sí. En los eventos presenciales habilitamos espacios de preguntas y respuestas, live polling, talleres, mesas redondas, sesiones one on one, desayunos de networking, reuniones rompehielos, por lo que debemos de buscar la forma de crear esos mismos espacios en los eventos virtuales.
Es momento de explotar todas las herramientas digitales disponibles para generar una conversación mas que una exposición de un tema.
Creatividad
Definitivamente no estamos en nuestra zona de confort y hay un reto muy grande en cómo mantener la industria de eventos en pie. Varias empresas de catering, take aways, producción están armando kits que pueden ser entregados a domicilio y que acompañen la experiencia del evento. Para ilustrar un poco esta parte la empresa Iguana 4 Studio ha lanzado una línea de modelos armables para incentivar la creatividad, Eventos Sustentables tiene unos kits de regalos sustentables con causa para el 10 de mayo, o la de idea de recibir cocteles a domicilio por Drinks & Art. He estado observando como la industria de eventos se transforma en esta situación difícil, es tiempo de apoyarnos entre todos y de ser empáticos con el otro. Pasamos mucho tiempo frente a medios digitales saquemos lo mejor de esto.