Más allá de la palabra “Tecnología”: Entendiendo sus dimensiones en los eventos

En los eventos, la palabra tecnología suele usarse de manera genérica para referirse a varios aspectos del evento. Me refiero a que “tecnología” puede ser una pantalla, puede ser un autómata, puede ser el Wi-Fi o una activación de realidad virtual. Y sí: todo esto conforma (o es parte de) la suite tecnológica de un evento. Pero para hablarla bien —y aprovecharla mejor— necesitamos empezar a referirnos a la tecnología por categorías. De esto es de lo que quiero hablar hoy con ustedes.

Para empezar desde el mimso punto, vale la pena arrancar desde la definición. En el mundo de los eventos, event technology  o tecnología para eventos se entiende como el conjunto de necesidades técnicas y tecnológicas que soportan un evento, incluyendo audio, video, equipo de cómputo, software, infraestructura eléctrica, redes y conectividad. (Meeting Achievements, s. f.).

A partir de aquí, la intención de este artículo es muy clara: vamos a hablar de tecnología no como un solo bloque sino a manera de pilares que conforman una suite tecnológica, en donde cada pilar habilita algo distinto y, juntos, construyen la experiencia y la operación de un evento.

Event technology suite

Pilar 1 — Infraestructura y conectividad

Objetivo en eventos

Asegurar los servicios base para que el evento exista y pueda operar: electricidad + conectividad (internet/Wi-Fi), especialmente cuando hay streaming o soluciones que dependen de internet.

Qué incluye

• Infraestructura eléctrica (capacidad, circuitos, distribución y respaldos según criticidad).

• Internet (local, dedicado o satelital)

• Red LAN y segmentación por roles (staff / producción / expositores / asistentes).

  
  
  
  

Qué habilita / por qué importa

• Habilita casi todos los touchpoints digitales del evento (registro, apps, control, analítica, streaming, activaciones).

• Cuando el venue no tiene condiciones confiables (evento outdoor, locación remota o infraestructura limitada)

  
  
  
  

Pilar 2 — Comunicación con asistentes

Objetivo en eventos

Hacer visible el evento para el asistente y crear los primeros touchpoints: invitar, informar, guiar y preparar. Sin asistentes no hay evento; todo lo demás existe para que ellos vivan una experiencia clara y valiosa.

Qué incluye

• Landing page o sitio web del evento (qué es, agenda, speakers, logística, FAQs).

• Mailing/journeys (confirmación, recordatorios, actualizaciones, “qué esperar”).

• Invitaciones digitales, confirmaciones y recordatorios.

• Ticketing / boleteras cuando aplica.

• Mensajería previa (SMS/WhatsApp/notificaciones), según perfil del evento.

  
  

Qué habilita / por qué importa

• Alinea expectativas desde antes de que el asistente llegue: reduce dudas y fricción en sitio.

• La experiencia del asistente no empieza el día del montaje: empieza desde el primer contacto. En nuestro artículo de Attendee Journey lo planteamos como un recorrido completo que sirve para identificar touchpoints y mantener al asistente en una experiencia positiva durante todo su journey.

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Pilar 3 — Planeación y preparación (herramientas backstage)

Objetivo en eventos

Facilitar la preparación previa para lograr mejor organización, coordinación y control, reduciendo retrabajos y mejorando la precisión operativa.

Qué incluye

• Sistemas de reservación (citas 1:1, sesiones con cupo, workshops).

• Herramientas de seating / sembrado de mesas y asignación de espacios.

• Gestión interna: timelines, aprobaciones, control documental, coordinación con proveedores.

• Flujos que conectan información clave hacia otras herramientas (por ejemplo, speakers/sesiones hacia app o sitio).

  
  

Qué habilita / por qué importa

• Mejora el orden antes de abrir puertas: menos cambios de último minuto, menos improvisación, mejor comunicación interna.

• Permite que lo que el asistente vive (agenda, sesiones, accesos, updates) sea consistente, porque se construye sobre información bien organizada.

  
  

Pilar 4 — Entradas, registro y accesos

Objetivo en eventos

Lograr un ingreso ágil, ordenado y controlado, cuidando el primer momento del asistente en el evento y manteniendo visibilidad del flujo (quién entra, cuándo, por dónde y con qué tipo de acceso).

Qué incluye

• Registro previo (formularios, confirmaciones, actualizaciones).

• Ticketing/boletera (cuando aplica), emisión y validación de boletos/QR.

• Check-in en sitio (validación, impresión de gafetes, filas y señalización operativa).

• Control de acceso por zonas u horarios (según formato: expo, congreso, festival, corporativo).

• Métricas de afluencia/entradas.

  
  

Qué habilita / por qué importa

• Reduce fricción desde el inicio: menos filas, menos incertidumbre, mejor control operativo.

• Convierte el acceso en una fuente de datos útil (picos de llegada, tiempos, afluencia por puertas/zona), que después alimenta decisiones de operación y mejoras para próximas ediciones.

Pilar 5 — Audiovisual y delivery del mensaje

Objetivo en eventos

Asegurar que el contenido se entregue como fue diseñado: cómo se ve, cómo se escucha y hasta dónde llega, ya sea para una audiencia presencial, híbrida o digital.

Qué incluye

• Video: pantallas LED / proyección, switchers, cámaras, escaladores, media servers, playback y contenidos.

• Audio: microfonía, consolas, PA, monitoreo, intercom y diseño sonoro.

• Iluminación: diseño, programación, cues, control y operación.

• Transporte de señal y arquitectura técnica

• Streaming (si aplica): encoding, realización para transmisión, captura de señales, gráficos, y delivery hacia plataformas.

• Capas software-hardware: control de show (show control), configuración y operación desde software, monitoreo, automatización y herramientas de producción. En muchos eventos, una parte importante de la “producción” ya es configuración de sistemas, no solo "los fierros".

  
  

Qué habilita / por qué importa

• El audiovisual es el “vehículo” del mensaje. Si no se ve o no se escucha bien, el contenido pierde fuerza aunque todo lo demás esté perfecto.

Pilar 6 — Operación y experiencia digital durante el evento

Objetivo en eventos

Acompañar al asistente durante el evento y darle al organizador control operativo: comunicación en vivo + participación + visibilidad (datos).

Qué incluye

• App o plataforma del evento: agenda, mapa, ponentes, notificaciones, favoritos, cambios en tiempo real.

• Interacción: Q&A, votaciones, encuestas, dinámicas, feedback, gamificación (si aplica).

• Operación digital: módulos como constancias, descargas, checklists internos, medición de huella de carbono, coordinación de staff (según el diseño del evento).

• Datos y analítica: dashboards, reportes de participación, comportamiento por sesiones, tasas de interacción, resultados de encuestas y métricas que alimentan el cierre.

  
  

Qué habilita / por qué importa

• Para el asistente: el evento se siente más claro, navegable y participativo (sabe qué sigue, dónde es y cómo interactuar).

• Para el organizador: permite operar con visibilidad y ajustar decisiones con información (no solo con intuición), además de cerrar con un reporte útil para mejorar futuras ediciones.

• Ayuda a que la experiencia digital no sea un “extra”, sino una capa de soporte real durante el evento.

Pilar 7 — Hardware, IoT y wearables (tecnología en piso)

Objetivo en eventos

Llevar la tecnología al mundo físico para habilitar identidad, control y trazabilidad en sitio, y convertir acciones presenciales (entrar, participar, canjear, moverse) en datos útiles.

Qué incluye

• Wearables y credenciales inteligentes: pulseras, gafetes o tarjetas con RFID/NFC, QR, o combinaciones híbridas.

• Lectura y validación en piso: lectores RFID/NFC, scanners, torniquetes, handhelds/móviles, arcos/antenas (según el caso).

• Estaciones de operación: kioscos/tótems, mesas touch, iPads/tablets para check-in, impresoras de gafete/etiquetas.

• IoT y sensores: conteo de afluencia, sensores de presencia/activación, medición de filas (si aplica), triggers por proximidad.

• Integración con software: para que lo físico “hable” con registro, accesos, dashboards, gamificación o cashless (cuando aplica).

  
  

Qué habilita / por qué importa

• Agiliza procesos (menos fricción en accesos, entregas o dinámicas).

• Estandariza la operación (misma lógica de validación en todas las puertas/actividades).

• Vuelve medible lo que pasa en piso (participación, afluencia, rutas, tiempos).

• Permite diseñar experiencias donde el asistente “hace” y el evento registra sin depender de capturas manuales.

Pilar 8 — Experiencias interactivas e inmersivas (participación y asombro con intención)

Objetivo en eventos

Diseñar tecnología para activar: lograr que el asistente participe, explore, aprenda, comparta y recuerde. Este pilar es el que convierte un momento en una experiencia.

Qué incluye

• Interacción táctil: tótems y mesas touch con juegos, trivias, configuradores, votaciones o exploración de contenido.

• AR / MR / VR: experiencias de realidad aumentada, mixta o virtual para storytelling, demostraciones, capacitación o entretenimiento.

• Hologramas y “show tech”: recursos visuales para sorpresa, narrativa o presentación.

• Autómatas y experiencias físicas con tecnología: mecanismos, robots/animatrónicos, props con sensores y activaciones mecatrónicas.

• Sensores y motion: experiencias con movimiento, proximidad, gesto o dinámica corporal (cuando el formato lo permite).

• Contenido + diseño de experiencia: guión, objetivo, mecánica, timing, staff/operación y salida (premio, lead, aprendizaje, etc.).

  
  

Qué habilita / por qué importa

• Aumenta engagement (más tiempo de permanencia, más participación, más conversación).

• Mejora recordación (la gente recuerda lo que vive, no solo lo que ve).

• Puede servir objetivos muy claros: brand awareness, educación, captura de leads, generación de contenido, comunidad, o dinamizar tiempos muertos.

• También exige algo importante: estas experiencias funcionan mejor cuando están diseñadas con una meta concreta (qué quiero que pase) y están bien integradas con operación, conectividad y flujos del evento.

Si bien lo que incluye cada pilar no contempla todas las soluciones que existen hoy en el mercado, el objetivo de esta clasificación es ubicar la tecnología por su funcionalidad dentro del evento (más que por tecnicismos). A lo largo del año iremos profundizando en cada pilar: qué retos encontramos en nuestros eventos al implementar tecnología, cómo se adopta en piso, qué sí y qué no funciona según el contexto, y sobre todo cómo medir resultados para que la tecnología realmente aporte valor.

Por otra parte, hoy la IA está en boca de todos, y justo por eso vale la pena tocar este tema dentro de esta conversación. En esta suite tecnológica no la vamos a tratar como un pilar, porque la IA no vive en un solo lugar: se integra en cada uno de los pilares y se vuelve parte de sus herramientas, procesos y flujos.

En eventos, la IA se suma a los objetivos que ya planteamos en cada pilar para alcanzarlos de manera más eficiente: puede ayudar a automatizar comunicación, acelerar reportes, mejorar la atención a preguntas frecuentes, personalizar recomendaciones dentro de una app, apoyar la operación en tiempo real o convertir datos en insights más claros. Pero, de nuevo, no es un fin en sí mismo: es un habilitador que potencia lo que ya existe.

En fin, hablar de tecnología en eventos —aunque a veces suene a herramientas, software, hardware y muchos tecnicismos— todo se alinea hacia un mismo propósito (o al menos debería): el propósito principal de un evento, las conexiones humanas. La gente asiste para encontrarse, compartir, aprender, celebrar y colaborar. La tecnología puede facilitar ese camino, hacerlo más fluido y más cálido.

Por eso, en In Pulse nos esforzamos en crear soluciones tecnológicas que enaltezcan la hospitalidad y cuiden la experiencia de todos los actores de un evento.

Meeting Achievements. (s. f.). Glossary: Event technology. Recuperado el 21 de enero de 2026, de https://www.meetingachievements.com/glossary