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Un evento sustentable consiste en organizar y llevar a cabo un evento de manera que se minimicen los impactos en el medio ambiente y se optimicen los recursos económicos, con la finalidad social de generar un impacto positivo en la comunidad y la sociedad al promover la inclusión y accesibilidad, crear conciencia y educación sobre prácticas sostenibles.
Esto implica tomar decisiones conscientes en todas las etapas del evento, desde la planificación hasta la ejecución, con el objetivo de reducir la huella de carbono, gestionar eficientemente los residuos, fomentar prácticas que beneficien a las comunidades locales, entre otros.
Conocer los datos generales y particulares de los asistentes a un evento es crucial para personalizar la experiencia y organizar de manera eficiente. Esto permite segmentar el público, adaptar el contenido, gestionar mejor los recursos, y comunicar de forma más efectiva. El registro en línea es una herramienta que ofrece una solución eficiente y conveniente tanto para los asistentes como para los organizadores, facilitando la gestión de inscripciones y la recopilación de datos.
“Un buen registro nos ayuda a tener un control de la asistencia esperada, personalizar servicios, reducir desperdicios, y comunicar prácticas sostenibles.”
Incluir preguntas clave en el pre-registro, como las preferencias de alimentación, permite planificar menús que satisfagan a los asistentes, tales como: “¿Tienes alguna preferencia alimenticia o dieta específica? (Ej.: vegetariana, vegana, sin gluten, etc.)” así se reduce el desperdicio de alimentos. Además, preguntar cosas como: “¿Te gustaría recibir un kit de bienvenida al llegar al evento?”, ayuda a evitar la producción de regalos innecesarios que podrían no ser utilizados, contribuyendo así a la sustentabilidad del evento. Estas prácticas permiten una gestión más eficiente de los recursos, alineada con los objetivos ambientales del evento.
De igual manera, incluir una pregunta en el pre-registro sobre si los asistentes tienen alguna discapacidad es necesaria para preparar ambientes y espacios inclusivos. Esto asegura que todas las personas puedan participar plenamente y cómodamente en el evento, promoviendo la inclusión y la accesibilidad. Al anticipar estas necesidades, puedes adaptar las instalaciones, montajes, y otros servicios para que sean accesibles para todos, contribuyendo a un evento más inclusivo y responsable socialmente. Tales como, kioscos de auto-registro donde los asistentes se pueden registrar de manera independiente y registros con personal asistido para proporcionar una atención más personalizada para cualquier asistente que lo necesite.
Al elegir materiales que puedan ser reciclados o reutilizados, reduces el impacto ambiental y fomentas prácticas más responsables. Esto incluye todo, desde el diseño de las credenciales y el mobiliario, hasta la decoración y los envases de alimentos, priorizar estos materiales no solo minimiza residuos, sino que también refuerza el compromiso del evento con la sostenibilidad.
Algunos proyectos que se están llevando a cabo que apoyan y fomentan prácticas más responsables son:
"Colors for Good" es una iniciativa que combina el arte y la sostenibilidad, utilizando colores y materiales que promueven causas ambientales o sociales, crean productos personalizados y sostenibles, principalmente enfocados en la creación de cintas para gafetes, para lentes y pulseras. Este enfoque puede ser una excelente manera de alinear el diseño y la decoración de tu evento con un mensaje positivo y sustentable.
“Nu Cycles” es una iniciativa donde se co-crean telas y accesorios a partir de desperdicios textiles industriales, lo que se traduce en reducción del uso del agua, emisiones de CO2, uso de suelo y eutroficación. Nu Cycles ofrece lanyards (cordones para identificaciones) fabricados con materiales reciclados o sostenibles. Usar lanyards de Nu Cycles para tu evento puede ayudar a reducir el impacto ambiental al optar por productos reciclados y promover un mensaje de sostenibilidad entre los asistentes.
Impresión en Papel Semilla es una opción eco-friendly en la que el papel contiene semillas que pueden ser plantadas después del uso. Puedes utilizarlo para imprimir invitaciones, programas, o materiales promocionales, proporcionando a los asistentes una manera de contribuir al medio ambiente incluso después del evento.
Para seguir la línea de un evento sustentable al final del evento es importante colocar contenedores específicos para recoger materiales que puedan ser reutilizados o reciclados es una excelente práctica de sostenibilidad. Esto facilita la correcta gestión de residuos, asegurando que los materiales como credenciales, folletos, envases y decoraciones no terminen en vertederos. Además, refuerza el compromiso del evento con la sustentabilidad, invitando a los asistentes a participar activamente en la reducción del impacto ambiental.
En conclusión, organizar un evento sustentable requiere una planificación cuidadosa y una atención a los detalles en cada etapa, desde el pre-registro hasta la ejecución. Incorporar prácticas sostenibles, como el pre-registro efectivo, la selección de materiales eco-friendly, y la gestión responsable de recursos, es fundamental para minimizar el impacto ambiental y promover una experiencia responsable y consciente.
Esto asegura que el evento no solo sea exitoso y bien organizado, sino también respetuoso con el medio ambiente y socialmente responsable. Este compromiso no solo mejora la experiencia de los asistentes, sino que también contribuye a un futuro más sostenible y consciente.
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