El aspecto más importante de un evento

Abramos esta conversación con una pregunta: ¿Cuál consideras que es el aspecto más importante de un evento? En In Pulse consideramos que los invitados deben ser siempre nuestro aspecto más importante y, a partir de ahí, se definirán las siguientes prioridades en nuestros eventos. 

Se nos enseña en cursos, webinars y conferencias que siempre debemos conocer a nuestra audiencia en este caso a nuestros asistentes para crear experiencias realmente personalizadas. Por eso, en In Pulse no tomamos a la ligera el registro para eventos. 

El registro es muy importante porque es donde consolidamos la información de cada uno de nuestros invitados y es la clave para brindar una experiencia personalizada. 

Para tener una buena planificación y ejecución de un registro para eventos comienza identificando los siguiente puntos: 

1. Tipo de evento: ¿Es por invitación o una convocatoria abierta?

2. Costo: ¿El evento es gratuito o tiene un costo?

3. Escala: ¿Es un evento para cientos, miles o decenas de miles de personas?

Todo esto influye en cómo los organizadores deben abordar el tema del registro. Te sugerimos contar con un proveedor de registro para eventos o alguna plataforma que te ayude a gestionar las confirmaciones y formularios, e integrar una pasarela de pagos para recibir pagos de manera automatizada.

La personalización a través del registro

Sea un evento abierto o un evento cerrado, es muy importante tener un pre-registro. Como recomendación, tómate tu tiempo para pensar en el desarrollo del formulario y decidir qué información quieres recabar. No olvides incluir información que te ayude a tu planificación y atención al asistente como:

• Datos generales 

• Datos de contacto 

• Preferencias alimenticias 

• Inclusión y accesibilidad

• Aceptar Términos y condiciones y Consultar Aviso de Privacidad

Es importante lanzar tu pre-registro de tu evento de dos meses a dos semanas antes del evento dependiendo de la magnitud del mismo. La información que recibas te ayudará a tomar decisiones y ajustar detalles para brindar una mejor experiencia a los asistentes.

Cumplimiento legal y comunicación clara

Para el pre-registro es importante que cuentes con un aviso de privacidad y te alinees a la legislación oficial de tu país para que puedas cumplir con las leyes vigentes. Este aviso debe explicar claramente cómo se recopilarán, usarán y protegerán los datos personales de los asistentes.

Aprovecha ese momento también para compartir los Términos y Condiciones de participación en el evento. Si tienes algún código de conducta o lineamiento a seguir, este es el momento ideal para comunicarlo. Además, pide autorización sobre el uso de imagen para fotografías y videos, asegurando así que todos los asistentes estén informados y de acuerdo con las políticas del evento.

Registro en sitio: materiales y planificación eficiente

Para el registro en sitio de un evento, no excluyas del registro a ningún perfil. En su lugar, habilita diferentes tipos de perfiles con materiales adecuados para cada uno. Define si cada asistente recibirá un gafete personalizado con su nombre, rol y, si es posible

Asegúrate de tener acreditaciones especiales para ponentes, patrocinadores, prensa y staff, que puedan incluir accesos VIP o materiales específicos, no excluyas ningún perfil en el registro. 

La planificación de los horarios de llegada es esencial para evitar aglomeraciones. Comunica claramente estos horarios a todos los asistentes. Si es posible, habilita el registro en sitio un día antes del evento para desahogar las filas y permitir una experiencia más fluida el día del evento.

Registro en sitio: integración de tecnología 

Para mejorar la eficiencia del registro y la experiencia de los asistentes, integra tecnología RFID o códigos QR en los gafetes. Los códigos QR pueden ser muy útiles para el intercambio de información y networking. Puedes incluir un código QR que dirija a la agenda del evento en lugar de imprimirla. También puedes integrar chips RFID pueden utilizarse para registrar la asistencia en tótems de entrada, crear rallys o rifas y facilitar el control de acceso. 

Una excelente manera de mantenernos cerca de nuestros asistentes y demostrarles la importancia que se merecen es mediante una buena logística de pre-registro y registro en sitio. Esto no solo permite acreditarlos rápidamente, sino que también nos ayuda a conocer mejor a nuestros asistentes y ofrecerles una mejor experiencia antes, durante e incluso después de nuestro evento.

En In Pulse, entendemos que la clave del éxito de un evento radica en el cuidado y atención a nuestros invitados, y es por ello que ponemos énfasis en un registro para eventos bien organizado y detallado. Con esta estrategia, garantizamos que cada asistente viva una experiencia personalizada, empezando cada evento con una cálida bienvenida.